Le blog d’Atout21

Quel chef de produit n’a jamais rêvé d’une solution qui permettrait de s’assurer que la force de vente dispose à tout moment de la dernière version des outils de promotion ?

C’est la problématique à laquelle un de nos clients nous a demandé de répondre : l’équipe marketing n’avait aucune maîtrise sur les versions des outils utilisés par la force de vente, qui présentaient parfois des diaporamas avec des mentions légales dépassées depuis longtemps !

Solution proposée : une boite à outils promotionnels, avec mise à jour automatique !

Un portail unique vers tous les documents promotionnels

Nous avons imaginé une mini-application, très facile d’utilisation, puisqu’elle se résume à une interface d’accueil qui présente succinctement l’ensemble des documents disponibles (présentations powerpoint, vidéo, images, pdf…), avec un lien pour l’ouvrir directement avec l’application traditionnellement utilisée pour ce type de document (Visionneuse Powerpoint, Lecteur Windows Media, Aperçu des images, Acrobat reader, etc).

L’application est installée localement sur l’ordinateur de chaque utilisateur. Tous les documents sont copiés sur le disque dur, ce qui lui permet d’utiliser tous les documents sans connexion à Internet (en visite, ou lors d’animation de staff par exemple).

Mise à jour automatique

Pour que les utilisateurs ne manquent plus aucune mise à jour, nous avons conçu un système de mise à jour automatique, sans intervention de l’utilisateur, à l’instar du système Windows Update de Microsoft. L’application se lance automatiquement à chaque démarrage de l’ordinateur de façon invisible et sans impact sur la rapidité de démarrage. Si une connexion à Internet est détectée, l’application va rechercher sur un serveur la disponibilité de nouvelles versions des documents. En cas de nouvelles versions, le téléchargement démarre instantanément : une fenêtre de notification informe alors l’utilisateur de la progression du téléchargement.

Mes documents

Notre client souhaitait permettre aux utilisateurs de personnaliser certains documents, en s’assurant néanmoins que les Mentions Légales du produit soient mises à jour. Nous avons donc ajouté un onglet « Mes documents », qui rassemble tous les documents créés par l’utilisateur. Et grâce à un système de liste de lecture astucieux, la mise à jour des Mentions Légales est effective pour tous les documents y compris les documents personnalisés par l’utilisateur.

Copier des documents

Besoin de transférer une présentation sur un autre ordinateur pour une projection ? Besoin de copier un document pdf pour l’envoyer par e-mail ? Il suffit de sélectionner les documents à copier, de sélectionner un répertoire de destination, et c’est parti !

La copie inclut systématiquement les mentions légales du produit.

Une gestion simplifiée pour l’équipe marketing

Dès la finalisation d’un nouveau document ou d’une mise à jour, il suffit à l’équipe marketing de mettre en ligne le document sur le serveur grâce à un programme très simple, pour que la mise à jour soit disponible.

Résultat : une application incontournable pour les documents promotionnels

Grâce à son ergonomie et sa simplicité d’utilisation, l’application a été adoptée à l’unanimité ! Elle permet aux utilisateurs de disposer d’une base centrale regroupant tous les documents promotionnels, automatiquement mise à jour sans aucune intervention de leur part. De son côté, l’équipe marketing est rassurée (aucun  utilisateur ne passera à côté de nouvelles versions de documents), et apprécie la simplicité et la rapidité de mise à jour des documents.